Google Drive

Google Drive (áður Google Docs) er hentugt vefforrit sem hægt er að nálgast í gegnum hvaða netvafra sem er (Chrome er þó hentugastur fyrir þá vinnu). Í Google Drive er hægt að hlaða upp og dreifa vinnuskjölum sem og vinna í skjölum á sama tíma og aðrir. Forritið er auðvelt í notkun og heppilegt þegar margir koma saman að einu verkefni eða ef fólk vill ekki binda vinnuskjal við eina sameign/minnislykil.

Hægt er að smella á myndirnar til að fá þær í stærri upplausn.

Stofnun reiknings á Google/Innskráning:
1. Áður en hægt er að byrja að vinna í Google Drive þarf að búa til reikning og skrá sig inn. Þetta er gert með því að fara á vefsíðuna www.google.is og velja hnappinn Sign in, sem fá finna ofarlega í hægra horninu. Ef notandinn er þegar með aðgang að Google þá skráir hann sig inn, annars er hægt að stofna nýjan reikning (ókeypis) og fylla út tilfallandi upplýsingar.

2. Þegar innskráningu lýkur velur notandinn flipann Drive sem hægt er að finna efst á síðunni. Þá er maður kominn inn í umhverfi Google Drive.

3. Einfaldasta leiðin til að byrja notkun á Google Drive er að búa til skjal. Það er gert með því að smella á hnappinn Create og velja þá gerð af skjali sem maður vill vinna með. 

• Document = Ritvinnsla (sbr. Word)
• Presentation = Glærur (sbr. Power Point) 
• Spreadsheet = Tölur (sbr. Excel)

Dæmi: Ef valið er Document skjal opmast umhverfi sem er mjög líkt Word umhverfinu. Strax og notandinn byrjar að skrifa, byrjar Google Drive að vista breytingarnar. Skjalið er vistað sem ónefnt skjal (e. untitled document) þangað til notandi breytir heitinu á því efst í vinstra horni með því að smella á nafnið.

4. Þegar byrjað er að vinna með skjal er það sjálfkrafa lokað fyrir öllum en þeim sem stofnaði skjalið. Þessu er hægt að breyta með því að smella á hnappin Share sem er ofarlega til hægri.

5. Boðið er upp á nokkra valmöguleika til að deila skjölum.

1. Hægt er að afrita tengil (e. link) til að t.d. senda á tölvupóstfang eða setja inn á vefsíðu. Athugið að það þarf að breyta öryggisstillingum (nr. 3) svo að allir geti séð skjalið.
2. Hægt er að deila skjalinu í gegnum Gmail, Google+, Facebook og Twitter.
3. Hægt er að breyta öryggisstyllingum í skjalinu svo að þau netföng sem sett eru fyrir neðan (nr. 4) fái aðgang að því.

6. Til að breyta öryggisstillingum (nr. 3 á myndinni fyrir ofan) velur maður Change og fær þá upp glugga sem bíður manni:

1. Að gera skjalið opinbert á netinu svo að hver sem er komist í það,
2. Hver sem hefur tengilinn geti komist í skjalið (nr. 1 á myndinni fyrir ofan)
3. Að bara þeir sem hafa fengið skjalið sent í gegnum Google Docs geti komist í það. Nauðsynlegt er fyrir þá að hafa aðgang Google aðgang og skrá sig inn.

7. Nauðsynlegt er fyrir notandann að velja hvað þeir sem hafa aðgang að skjalinu geti gert. Sjálkrafa er reiknað með því að þeir sem hafa aðgang geti bara skoðað skjalið, ekki unnið með það. Ef fleiri eiga að geta unnið í skjalinu þarf að velja valmöguleikann Can edit í fellilistanum Access. Einnig er hægt að velja þann möguleika að utanaðkomandi geti skoðað og skrifað athugasemdir til hliðar.